Pada saat ini setiap perusahaan perlu meng-efektifkan dan meng-efisienkan kinerjanya agar bisa bersaing di era usaha yang sangat kompetitif ini, khususnya di era MEA ( masyarakat ekonomi asia ) ini, kalau tidak begitu perusahaan akan terlibas dalam waktu dekat. Untuk mengatasi hal itu tentunya perusahaan harus memiliki sistem yang baik selain sumber daya manusia yang baik pula. Memang tidak mudah dalam mendesain sistem manajemen apabila tidak mengetahui proses bisnis di perusahaan. Oleh sebab itu apabila ingin mendesain sistem manajemen di perusahaan, yang mesti kita lakukan terlebih dahulu adalah mengetahui alur kerja suatu proses. Misalnya :
- Bagaimana proses penerimaan pelanggan oleh marketing sampai dengan pesanan pelanggan di proses.
- Bagaimana order pelanggan diproses diproduksi apabila order tersebut termasuk kategori job order.
- Bagaimana produk jadi (Finish Good) kemudian dikirimkan ke pelanggan.
- Lalu bagaimana alur pencatatan pembayaran dilakukan bagian finance.
- Bagaimana apabila penjualan dilakukan kredit, dan collector harus menagihnya.
- Serta banyak proses lainnya yang harus dipetakan..
Setelah itu barulah dibuatkan flow chart dan mendokumenkan flow chart agar menjadi sebuah sistem. Lalu flow chart yang sudah selesai inipun tidak akan maksimal apabila tidak dilengkapi oleh tools. Tools yang umum dipakai adalah software accounting. Ini tidak salah karena dengan adanya software accounting maka semua proses tadi dibantu lebih cepat dalam mengerjakannya. Namun yang sulit sebenarnya dalam pembuatan sistem untuk menyiapkan agar software juga bisa diaplikasikan.
Dibawah ini terdapat urut-urutan yang bisa dipakai dalam membuat sistem perusahaan yang efektif. Seperti:
- Buatlah terlebih dahulu struktur organisasi agar diketahui masing-masing fungsi di dalam organisasi.
- Buatlah job description masing-masing fungsi dalam organisasi tersebut.
- Buatlah SOP agar alur dapat didokumentasikan secara detail.
- Buatlah KPI agar kinerja karyawan bisa diukur.
- Lalu terapkan software yang dibutuhkan, baik yang accounting, produksi maupun distribusi.
Langkah-langkah diatas sangat penting agar sistem yang kita inginkan bisa didesain dengan baik. Semoga artikel ini bermanfaat bagi pembaca. Apabila masih kurang jelas dan membutuhkan bantuan, silahkan hubungi : 0818521172 atau email langsung ke groedu@gmail.com