Prosedur sangat penting untuk membuat bisnis anda dapat bekerja dengan baik dan tertarget. Dengan adanya SOP yang jelas, maka anda akan memiliki sebuah proses yang akan dilakukan secara berulang-ulang oleh karyawan anda. Tentu ini akan sangat membantu anda. Di sisi lain, Prosedur Operasional Standar (SOP) adalah dokumentasi dari proses tersebut. Ini membantu menetapkan hal-hal seperti apa saja langkah-langkah dalam aktivitas karyawan, apa ruang lingkupnya, siapa yang bertanggung jawab, dll. Adanya SOP ini akan memudahkan karyawan anda untuk mempercepat cara menjalankan sebuh proses dan menegakkan praktik terbaik. Pada kesempatan kali ini, kami tim GroEdu International Consultant (Lembaga Konsultan Bisnis yang sudah dipercaya diberbagai kota besar diantaranya Surabaya, Jakarta, Bandung, Semarang, Yogjakarta, Denpasar, Palembang, Banjarmasin, Palangkaraya, Balikpapan, Makassar, dan kota besar lainnya) akan menuliskan langkah-langkah dalam membuat SOP perusahaan.
Langkah 1. Buat Tim Penyusun SOP
Langkah awal yang perlu anda lakukan adalah membuat atau membentuk tim khusus untuk membahas pembuatan SOP. Hal ini dikarenakan, mungkin saja yang menjalankan SOP tersebut bukanlah anda, melainkan berbagai departemen dalam perusahaan anda. Meskipun anda memiliki gagasan umum yang baik tentang proses, anda mungkin tidak tahu semua tentang detail kecil yang benar-benar dapat memengaruhi hasil pelaksanaan SOP. Jadi, untuk benar-benar menyelesaikan prosedur dengan benar, anda perlu berkonsultasi dengan karyawan yang melakukannya setiap hari.
Langkah 2. Tentukan Raung Lingkup SOP
Jika anda mulai mendokumentasikan proses tanpa benar-benar mendefinisikan ruang lingkup, hasil akhirnya mungkin terlalu panjang dan akan memakan waktu dengan percuma. Sehingga penting untuk anda membuat ruang lingkup yang jelas agar diskusi berjalan dengan efektif dan menghasilkan SOP yang diinginkan.
Langkah 3. Mendokumentasikan SOP
Ini adalah pekerjaan utama pembuatan SOP. Opsi paling mendasar di sini adalah menggunakan daftar tugas yang perlu menggunakan SOP agar segala proses berjalan lancar. Anda menuliskan tugas-tugas yang tepat yang harus diselesaikan. Kemudian, anda mencetaknya dan menyimpannya di kantor atau menerbitkannya di suatu tempat online untuk digunakan karyawan anda sebagai referensi. Namun, daftar ini sangat terbatas untuk proses yang lebih kompleks. Sedangkan untuk daftar tugas yang mudah dilakukan tidak perlu dimasukkan dalam daftar. Inti dari itu adalah anda membuat diagram alur kerja yang merinci langkah-langkah tiap proses. Untuk lebih mempermudah anda, anda dapat menggunakan perangkat lunak untuk melakukannya secara digital. Ini memiliki beberapa manfaat tambahan dibandingkan dengan opsi konvensional. Penggunaan perangkat lunak ini akan memberi tahu anda tentang masalah yang mungkin muncul, seperti tenggat waktu yang terlewat, kemacetan, dll. Dan akhirnya, proses anda menjadi jauh lebih efisien.
Baca Juga : cara membuat SOP yang benar untuk perusahaan
Langkah 4. Daftar Informasi yang Relevan
Dalam kebanyakan kasus, hanya dengan melihat diagram alur proses tidak akan cukup untuk memberikan anda semua informasi tentang cara menjalankan prosedur. Anda mungkin, masih perlu tahu di mana peralatan tertentu berada. Atau anda mungkin perlu mengetahui informasi terkait perangkat lunak online. Karenanya, anda harus mencantumkan informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan proses. Metodologi yang digunakan, alat yang diperlukan, peringatan kesehatan dan keselamatan. Jika prosedur ini dapat membahayakan kesehatan seseorang, anda menyebutkannya dalam SOP, serta tindakan pencegahan yang diperlukan untuk mengerjakan proses tersebut.
Langkah 5. Tentukan Metrik, Tingkatkan Proses & Perbarui SOP
Pada titik ini, anda sudah menurunkan prosedur operasi standar. Namun, Anda mungkin menyadari bahwa ada beberapa potensi perbaikan yang dapat anda lakukan untuk proses tersebut. Ini cukup standar. Sebagian besar organisasi tidak melihat kembali proses mereka setelah mendefinisikan mereka. Anda perlu mendefinisikan metrik yang tepat. Anda tidak dapat benar-benar meningkatkan sesuatu yang tidak dapat anda ukur. Untuk manufaktur, bisa jadi output produk. Untuk pemasaran, lead dihasilkan per bulan. Kemudian, anda dapat merampingkan proses tersebut. Apakah ada langkah-langkah dalam proses yang mengambil terlalu banyak waktu atau sumber daya? Apakah ada cara untuk memotong atau menggantinya? Serta melakukan otomasi proses, untuk lebih mempermudah anda.
Langkah 6. Implementasi SOP
Pada titik ini, anda akan tahu segalanya tentang cara membuat prosedur operasi standar. Namun, pekerjaan anda belum selesai. Anda perlu menerapkan SOP. Artinya, anda harus membuatnya mudah diakses oleh semua karyawan anda. Pilihan terbaik di sini adalah membuatnya online. Anda bisa meletakkan dokumen di perangkat lunak, dan semua karyawan dapat mengaksesnya. Atau anda dapat mencetak dokumen dan mendistribusikannya di kantor. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menyimpan beberapa salinan tambahan, jika seseorang perlu menemukan dokumen SOP jika terjadi keadaan darurat.
Demikian artikel ini, terimakasih, dan semoga bermanfaat. Jika anda membutuhkan informasi lebih lengkap tentang artikel di atas atau bimbingan membangun bisnis startup, desain sistem manajemen, PELATIHAN PEMBUATAN SOP. Silahkan hubungi kami melalui email groedu@gmail.com, atau langsung hubungi whatsapp kami 0812-5298-2900 dan 0813-3309-9915. Kami siap mendampingi anda.