Apakah Anda seorang pengusaha bengkel? Apakah Anda juga merasa kebingungan dalam mengelola usaha bengkel? Apabila dalam mangelola usaha bengkel Anda masih belum memiliki sistem manajemen yang baik, tentunya akan menyebabkan banyak sekali berbagai permasalahan dan kendala, terutamanya yang paling rawan adalah dalam hal sistem alur kerja dan sistem manajemen bengkel.
Sebuah usaha bengkel dengan alur kerja yang tidak teratur dan masih kurang baik dari sisi manajemen, apabila tidak segera diperbaiki akan berakibat pada rasa ketidak nyaman para pelanggan dalam hal pelayanan dan lain sebagainya, misalnya seperti pelanggan yang merasa kurang diperhatikan pada saat baru pertamakali masuk ke bengkel Anda, atau untuk jasa layanan yang masih kurang memberikan solusi yang baik, atau bahkan semakin merugikan para konsumen.
Sama halnya dengan permasalahan secara manajemen administrasi yang juga seringkali banyak disepelekan dan dianggap sebagai sesuatu yang remeh oleh para pengusaha bengkel, hal ini baru akan mulai terpikirkan manakala setelah terlalu sering terjadinya banyak sekali berbagai tindakan-tindakan penyimpangan terus menyebabkan usaha bengkel semakin merugi, sehingga para pengusaha bengkel baru merasa tersadar sangat perlu untuk segera membenahi sistem manajemen administrasi dan job desk dari bengkel mereka tersebut.
Karena itulah berikut ini merupakan beberapa tips dari tahapan-tahapan tentang bagaimana dalam memperbaiki sistem manajemen bengkel yang baik, salah satu diantaranya adalah harus melalui training atau bisa juga melalui development sistem. Pembenahan yang paling mendasar dalam manajemen bengkel yang harus segera dilakukan adalah dimulai dari:
1. Alur kerja dan layout bengkel.
• Merencanakan penataan ulang mulai dari peralatan dan perlengkapan bengkel, sehingga akan dapat tercipta suasana bengkel yang lebih nyaman serta lebih rapi dan menarik, serta berdaya guna dengan lebih maksimal. Penempatan peralatan dan perlengkapan harus dihubungkan dengan ruangan bengkel, sehingga akan menyebabkan adanya kesan yang menarik rapi bagi para konsumen, cukup mudah dalam membantu karyawan dalam bekerja, dan setidaknya akan semakin memunculkan mindset sebagai sebuah bengkel yang rapi dan bersih dimata para konsumennya.
• Menentukan alur kerja di bengkel, sehingga dapat tercipta suasana kerja yang lebih kondusif, efektif dan efisien. Baik dari segi lengkapnya peralatan maupun para tenaga kerjanya. Urutkan berbagai alur kerja sehingga akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman, tidak sampai harus saling menyalahkan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya, dan yang terpenting adalah adanya tanggungjawab dari setiap masing-masing individu yang lebih jelas sehingga tidak sampai saling melempar tanggungjawab.
2. Administrasi dan sistim informasi bengkel yang jelas.
Dalam mengelola administrasi bengkel ini terdapat beberapa hal yang harus dilakukan dalam mendukung alur kerja dan sistem administrasi bengkel, yang nantinya akan dapat langsung diaplikasikan dalam proses usaha bengkel.
• Menentukan jenis-jenis dokumen yang sangat dibutuhkan, fungsi serta penanggungjawab yang berhubungan langsung dengan dokumen tersebut.
Terdapat berbagai jenis dokumen yang harus segera dipersiapkan, dan masing-masing dari dokumen tersebut memiliki fungsinya masing-masing, misalnya seperti dokumen faktur/nota bengkel yang dapat berfungsi sebagai alat bukti pembayaran, nota bayar sebagai bukti untuk pengeluaran uang sebagai alat kontrol dan lain sebagainya.
• Menentukan sistim pencatatan, pengelompokan, penyimpanan data serta berbagai analisis data, baik itu adalah secara manual maupun secara tercomputerized dengan menggunakan software accounting untuk manajemen bengkel.
Cara yang termudah untuk mengelola administrasi bengkel sebagai salah satu solusi yang terbaik adalah dengan jalan menggunakan bantuan dari perangkat lunak (program/software akuntansi bengkel), karena pada jenis perangkat lunak ini sudah 80% sesuai dengan sistim dokumentasi dan alur kerja dari manajemen sebuah bengkel, selain harus ditinjau dari segi keamanan untuk penyimpanan data juga dapat dengan mudah untuk mengaksesnya kembali apabila Anda masih membutuhkannya.
Nah, itulah beberapa tahapan dari tips administrasi dan manajemen usaha bengkel. Semoga bisa bermanfaat bagi Anda sekalian terimakasih dan salam sukses.
Apabila Anda membutuhkan bantuan seputar setting manajemen awal membentuk usaha bengkel atau merapikan manajemen bengkel, segera hubungi kami dan kami akan selalu siap dalam membantu Anda untuk memperbaiki sistem manejemen Bengkel milik Anda. Untuk Konsultasi dan Training Manajemen bengkel hub. Frans M Royan Groedu Consulting. HP. 0812 5298 2900, 081 852 1172.