”Biaya operasional yang dapat dikendalikan dengan baik dapat meningkatkan finansial salesman itu sendiri.”
– Frans M. Royan –
Pada bisnis apapun menghabiskan biaya operasional akan dapat menyudutkan para penjual sebagai tenaga kerja yang menghabiskan uang perusahaan. Apalagi jika penjual tidak pernah masuk target, maka menghabiskan biaya operasional ini sangatlah berbahaya. Pandangan umum memang seperti ini. Bagi penjual yang kaya raya justru tidak mau menghemat uang operasionalnya untuk tujuan agar kaya. Lho kok seperti itu? Bukankah malah kebiasaan ini kebalikan dengan kemauan perusahaan, yaitu agar para wiraniaganya berhemat terhadap biaya operasional.
Head line diatas mestinya berjudul “pandai menghemat biaya operasional”. Lalu kalau wiraniaga sudah bisa menghemat biaya operasional apakah wiraniaga itu bisa menghasilkan penjualan yang maksimal hingga mencapai target, dan membuatnya mendapatkan komisi yang merupakan bagian kekayaan mereka. Jawabnya pastilah belum tentu. Ada dua jenis perusahaan yang mengalokasikan biaya operasional ini berdasarkan biaya rata-rata dan kemampuan para penjualnya. Jika sudah ada biaya rata-rata biasanya perusahaan akan menerbitkan aturan main, dan akan memberikan biaya operasional secara paket, seperti uang makan, uang bensin, uang parkir dan sewa kendaraan dalam sebulannya selalu tetap. Sedangkan perusahaan yang belum stabil penjualannya, perusahaan akan memberlakukan klaim atas bon atau kwitansi setiap pembelian. Nah, mana yang akan kita bahas? Tentunya kedua-duanya. Di bawah ini akan kita bahas panjang lebar mengenai biaya operasional penjual dan bagaimana mengelola biaya penjualan itu agar target penjualan masuk dan mendapat manfaat dari biaya penjualan itu.
Apa saja biaya operasional itu?
Ada dua macam perusahaan yang memiliki kinerja dalam penjualan produknya. Pertama, adalah perusahaan yang memperkerjakan karyawan secara terikat dan pihak karyawan fokus hanya menjual produk perusahaan. Penjual mendapatkan gaji dan komisi serta mendapatkan biaya operasional yaitu uang bahan bakar, uang makan, uang parkir dan sewa kendaraan. Kedua, adalah perusahaan yang menjual produknya secara free lance. Artinya tenaga penjual perusahaan ini tidak terikat pada perusahaan. Perusahaan hanya memberikan prosentase atas penjualan produk yang dijual oleh para penjual. Salesman tidak memiliki gaji, dan biaya operasional ditanggung sendiri. Namun ia bebas memilih pekerjaan apa saja, termasuk dalam menjual produk perusahaan yang dipasarkan secara bebas tersebut. Pemasaran ini biasanya digunakan oleh perusahaan direct selling, MLM, atau agen asuransi, broker property, serta lainnya. Mereka tidak mendapatkan biaya operasional, dan mereka hanya mendapatkan komisi dari pekerjaannya.
Pada perusahaan pertama biaya operasional bisa dikalkulasi dengan dua cara, pertama atas billing untuk bahan bakar dan parkir, sedangkan uang makan dan sewa kendaraan sudah ditetapkan oleh perusahaan. Kedua, perusahaan memberikan biaya operasional tersebut secara paket, yaitu uang makan, uang bahan bakar, uang parkir dan sewa kendaraan dengan hitungan tertentu yang akan diberikan setiap minggu sekali atau sebulan sekali. Ini jika dalam kondisi menjual di dalam kota saja, tetapi bagaimana kalau menjual di luar kota, bukankah ada biaya akomodasi? Nah, perusahaan juga bisa memberikan standar berdasarkan billing atau plavon. Jika lebih dari plavon salesman harus melapor, tetapi jika tidak ya sesuai nilai billing penggantiannya. Pada perusahaan yang kedua, penjual diberikan biaya akomodasi secara paket. Jadi ia akan mengklaim sebesar standar yang sudah diberikan oleh perusahaan.
Waduh, berat ya bagi yang free lance. Sebenarnya tidak, sebab mereka bisa memanfaatkan komisi yang diberikan, sebab komisinya cukup besar dan cukup untuk biaya operasionalnya. Selain itu penjual yang kaya tentunya akan memiliki usaha lain diluar pekerjaan sebagai penjual free lance. Inilah rahasia bagi penjual yang tidak tetap, selain memiliki waktu yang banyak, ia juga bisa mengusahakan pekerjaan lain. Namun pekerjaan yang sifatnya free lance ini khususnya untuk produk-produk yang ke konsumen secara langsung. Selain harganya mahal, komisinya juga besar.
Jadi kesimpulannya biaya operasional itu adalah biaya yang diberikan oleh perusahaan seperti uang makan, bahan bakar, uang parkir dan sewa kendaraan. Perusahaan akan membagikan biaya operasional itu secara paket atau secara on billing. Sekarang para penjual dituntut kreatif, ketika ia pada perusahaan yang memberikan biaya operasional secara paket, apa yang bisa dilakukannya? Sedangkan ketika ia berada pada perusahaan yang on billing, apa yang harus dilakukan. Begitu pula ketika ia menjadi seorang penjual yang tidak terikat harus bisa pula menyeimbangkan antara komisi dan biaya operasionalnya. Oleh sebab itu para penjual dituntut untuk mengatur biaya operasionalnya agar tidak membebani dirinya dan perusahaannya.
Biaya operasional yang dihabiskan
Kita harus tahu biaya operasional yang mana yang harus dihabiskan dan yang mana tidak dihabiskan. Selama ini para penjual berasumsi bahwa biaya operasional seperti bahan bakar ini tidak mungkin bisa dihemat. Banyak keperluan yang tidak terduga yang membuat mereka juga mengeluarkan bahan bakar. Misalnya ketika berkunjung ternyata konsumen yang akan ditemuinya membatalkan diri, sebab ia ada keperluan pribadi sehingga pertemuan ditunda. Jika anda sudah on the way dan separuh jalan, maka andapun akan kehilangan bahan bakar yang mestinya dialokasikan ke tempat lain. Jadi bahan bakar ini bukanlah biaya operasional yang bisa dihemat, tetapi biaya operasional yang memang akan habis. Malahan untuk kasus tertentu biaya bahan bakar ini bisa kurang.
Tetapi tunggu dulu, biaya operasional ini sebenarnya masih bisa dihemat jika penjual memiliki cara kerja yang konsisten, teratur dan selalu berada dalam lingkaran territory yang menjadi targetnya. Jika kebetulan bahan bakarnya dalam bentuk paket, maka memperhatikan cara bagaimana ”mengerjakan” suatu wilayah penjualan bisa membuat anda menghemat lebih banyak uang. Penjual bisa menyisihkan uang operasional untuk keperluan menabung dan menggelembungkan asset. Bagaimana caranya? 1) Lakukanlah pekerjaan anda sesuai dengan rute kunjungan yang sudah anda buat sedemikian rupa sehingga anda memiliki jadwal tetap berkunjung. 2) Kerjakanlah rute kunjungan anda itu secara melingkar dan tidak zig-zag, jika zig-zag maka bahan bakar anda akan habis sekejab.
Jika penjual bekerja secara konsisten dan terjadwal maka respon dari konsumen positif. Mereka bisa menghitung persediaan yang akan dibelinya, dan ia bisa menyediakan uang pembayarannya. Sementara itu untuk penjualan yang dilakukan secara langsung dengan membuat janji dengan para pembeli merupakan rute yang sudah direncanakan, apapun alasannya. Sementara itu mengerjakan wilayah penjualan dengan cara yang tidak zig-zag akan menghemat bahan bakar, sebab tidak ada rute yang diulang kembali. Jika perjalanan penjual dilakukan zig-zag selain banyak membutuhkan bahan bakar, kemungkinan adanya konsumen yang tidak dikunjungi karena terlewatkan bisa terjadi.
Bagi penjual yang bahan bakarnya diklaim berdasarkan bon pembelian, maka sebaiknya penjual memanfaatkan semaksimal mungkin fasilitas ini untuk mendapatkan pelanggan sebanyak mungkin. Mendapatkan pelanggan sebanyak mungkin bukanlah perkara gampang, pasti membutuhkan bahan bakar sebagai penunjangnya. Namun perusahaan masih memiliki standar batas atas agar anda bisa bekerja maksimal. Penggunaan bahan bakar sampai standarpun juga mengacu pada langkah-langkah yang sudah diberikan di atas, dua langkah itu selain dapat menghemat bahan bakar juga dapat menghemat tenaga dan waktu penjual. Kalau tenaga masih kuat dan waktunya juga lebih, ia dapat memanfaatkan untuk mencari lagi pelanggan lain. Lebih banyak dan lebih banyak lagi. Persepsi menghabiskan biaya operasional lebih mendekati pada bagaimana penjual dapat menutup targetnya. Dengan cara menutup target berarti penjual akan mendapatkan penghasilan tambahan selain gaji pokoknya.
Ide menghemat biaya operasional
Ada banyak cara menghemat bahan bakar agar biaya operasional penjual dapat berguna dalam menambah jumlah tabungan pribadi penjual. Terutama yang mendapatkan biaya operasional secara paket. Biaya operasional secara paket yang bisa dihemat, sisanya merupakan hak penjual itu. Oleh sebab itu biaya operasional yang dihemat dapat membantu menggelembungkan tabungan para penjual.
Selain bahan bakar yang bisa dihemat, uang makan yang diberikan secara peket bisa dihemat pula. Uang makan ini akan diberikan setiap seminggu sekali. Alasan diberikan seminggu sekali adalah agar bisa digunakan sebagai biaya operasional. Ada perusahaan yang memberikannya ketika gajian, tetapi salesman diberi wewenang untuk kas bon di kasir. Di kota-kota besar salesman yang bisa mengendalikan uang makannya supaya bisa dihemat umumnya mengetahui tempat-tempat makan yang ”murah meriah” dan bergizi. Ini bukan rahasia umum, para penjual lebih survive dibanding pekerja lain di perusahaan. Penulis ketika menjadi wiraniaga, tidak tahu karena ini ”kersaning Allah” atau karena memang para penjual memiliki komunitas sehingga selalu menemukan tempat makan yang murah meriah dan bergizi dimana saja.
Uang makan yang bisa dihemat cukup lumayan. Apalagi jika bisa dikumpulkan selama sebulan, jumlahnya cukup besar jika dimasukan celengan tanah liat yang disimpan di rumah. Seorang teman memanfaatkan hal ini untuk mencicil angsuran rumah melalui BTN dari besarnya uang makan yang dihemat. Ini bukan isapan jempol belaka, dan memang sudah terbukti ada yang bisa melakukan. Ini adalah ide sederhana yang bisa dilatih agar anda bisa mengelola keuangan sedemikian rupa. Kalau gaji untuk kebutuhan rumah tangga, maka komisi dan biaya operasional yang bisa dihemat digunakan untuk memperbanyak kekayaan.
Selain uang makan, ada lagi yang bisa dihemat meskipun ini dianggap suatu tindakan keterlaluan tetapi kalau dipikir secara logika masuk akal. Seorang anak buah di suatu perusahaan pernah penulis ikuti dalam rangka joint visit, untuk mengetahui problem di pelanggan. Ia kalau berkunjung ke pelanggan ada saja akalnya supaya tidak dikenai parkir. Caranya setiap kali ia mau berkunjung ke pelanggan, dimana di pelanggan itu tidak bebas parkir, ia mencari warung. Ia mampir ke warung itu, makan dan minum dan berbasa-basi. Tujuannya singkat hanya agar sepeda motor yang dikendarainya bisa dititipkan di tempat itu. Dengan demikian ia bebas parkir dan mendapatkan manfaat sekalian makan di tempat itu. Penulis hitung ada kurang lebih 10 lokasi. Ada warung, rumah tangga yang merupakan kenalan, rumah sakit bersalin, toko buku, serta lainnya dan semuanya bebas parkir. Namun ia bisa leluasa pergi ke pelanggan yang tidak jauh dari tempat-tempat dimana sepeda motornya dititipkan. Ia telah menghemat biaya parkir yang diberikan secara paket.
Cara lain dalam menghemat baik bahan bakar, uang makan dan biaya parkir adalah bekerja sama dengan salesman lain dalam satu kantor sehingga biaya operasional bisa lebih hemat. Jika anda kebetulan adalah salesman suatu perusahaan yang kebetulan memiliki banyak divisi, kerja sama dengan salesman dari divisi lain sangat menguntungkan. Namun ini bukan tujuan utama, hanya sesekali saja dan salesman yang dimintai bantuan itu memiliki rute kunjungan yang sama. Kalau anda sesekali bisa lakukan hal ini dalam setahun andapun bisa menghemat biaya operasional anda. Adakah ide lain yang berhubungan dengan penghematan biaya operasional ini?
Catatlah ide penghematan biaya operasional yang pernah anda lakukan selama ini : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Biaya operasional yang hemat
Biaya operasional yang dapat dikendalikan dengan baik dapat meningkatkan finansial salesman itu sendiri. Tentunya sepanjang biaya-biaya itu bisa dihemat, jika biaya itu memang tidak bisa dihemat seperti bahan bakar, maka salesman tidak perlu memaksakan diri untuk menghematnya. Menghemat bahan bakar bisa mengakibatkan pencarian terhadap pelanggan akan terbatasi. Sedangkan yang paling rasional untuk dihemat adalah uang makan dan biaya parkir, meskipun biaya parkir itu jumlahnya tidak sebesar bahan bakar. Penghematan di semua komponen ini adalah upaya agar salesman juga mendapatkan sisa dari biaya operasionalnya.
Sisa biaya operasional ini bisa dimasukan ke dalam tabungan. Atau menggunakannya seperti yang dilakukan rekan di atas yaitu sebagai sarana untuk mencicil. Atau mengumpulkan uang itu sebagai sarana kerja dimasa mendatang. Penulis ketika belum S1 sudah bergelut dalam penjualan. Untuk meningkatkan SDM agar bisa bersaing dengan rekan-rekan terus menambah skill yang dibutuhkan dimasa mendatang. Seperti kemampuan untuk mengoperasikan komputer, jelas hal ini sangat penting. Tetapi ketika belum memiliki komputer, penulis sempat bingung mau belajar dimana. Akhirnya warnet menjadi solusi. Dari sana didapatkan cara mengoperasikan komputer. Namun jika untuk membuat laporan berjam-jam tidak mungkin dilakukan di warnet yang penuh dengan ancaman virus, sehingga akhirnya penulis membeli komputer. Caranya mungkin sama yang dilakukan oleh rekan, yaitu dengan menghemat uang makan dan sisa uang itu digunakan untuk mengangsur komputer yang dibeli secara kredit.
Langkah awal yang tidak terpikirkan itu akhirnya membuat penulis terus ketagihan menggunakan komputer itu. Penulis mencoba menuliskan pengalaman selama bekerja di penjualan dan kemudian mengirimkan hasil tulisan itu ke penerbit. Eh, dari sini dan tak terduga ternyata didapatkan uang. Ini adalah pengalaman yang tidak pernah dapat dilupakan, sebab dari langkah kecil yang nampak sepeleh ini akhirnya membuahkan hasil dan kisah yang besar. Lima tahun kemudian penulis diburu salah seorang owner untuk mengoperasikan kantor pemasarannya untuk wilayah Indonesia timur. Sebagai Chief Operating Officer tentunya income yang didapat jauh lebih besar ketimbang ketika menjadi seorang wiraniaga. Karena dasarnya sering menyelip-nyelipkan uang ke dalam tabungan maka banyak hal yang bisa dibeli. Serta kisah ini penulis tuangkan pada buku ”Getting Rich as a marketer” diterbitkan oleh Elexmedia Kompuntindo, bahwa seorang fresh graduate tidak boleh ragu dalam mendapatkan pekerjaan, jika ingin kaya maka harus memilih profesi sebagai penjual. Di buku itu diceritakan seorang salesman yang kemudian menjadi manajer dan akhirnya memiliki beberapa property dari hasil menyisahkan uang makan dan gajinya untuk kegiatan investasi.
Kesimpulannya jika biaya operasional bisa dihemat, maka hematlah! Kalau tidak bisa dihemat seperti bahan bakar, maka biarkanlah habis. Bahan bakar yang berdasarkan bon dapat digunakan semaksimal mungkin untuk mendapatkan pelanggan baru. Dari pelanggan baru itu akan diperoleh omzet penjualan. Dari omzet penjualan yang masuk target, salesman bisa mendapatkan komisi. Komsisi yang sudah diterima bisa diberdayakan, seperti dimasukan dalam tabungan atau untuk membayar cicilan pembelian produk investasi. Jadi habiskanlah biaya operasional anda jika anda tidak diberikan secara paket. Serta hematlah jika diberikan secara paket, namun komponen biaya operasional yang bisa dihemat adalah uang makan dan biaya parkir. Sedangkan bahan bakar tetaplah komponen biaya operasional yang tidak bisa dihemat!