Pada saat penjualan produk turun seperti sekarang ini, baru ketahuan laporan keuangan perusahaan turun. Hal ini tidak bisa dipungkiri bagi perusahaan berjenis distributor. Seperti yang diketahui, margin distributor sangat tipis dibanding pabrikan sendiri. Distributor menanggung biaya operasional yang tidak sedikit. Selain harus menanggung resiko piutang bad debt. Memang pekerjaannya lebih ringan, tetapi rada ribet dalam mendistribusikan produk punya pabrikan. Disisi marketing perusahaan manufacturing atau pabrikan sudah ada budget program promosi yang besar dan margin yang diperoleh cukup baik dibanding Distributor. Distributor hanya memiliki fungsi mengedarkan barang saja, oleh sebab itu jika ingin tetap survive maka saat inilah kita mulai melakukan evaluasi distributor kita.
Pengawasan yang penting untuk distributor adalah laporan penjualan per hari, minggu dan bulan. Lalu di akhir bulan pengawasannya dilakukan melalalui laporan keuangan. Sering kita menjadi kaget dengan laporan keuangan yang sedang kita hadapi, biasanya minus jika tidak mencapai target. Tentu saja hal ini terjadi karena operational cost distributor sangat tinggi. Membiayai kendaraan delivery dan personalnya, membiayai admin support dan salesman yang keliling. Hal itu tidak bisa dipungkiri bisa menjadi pusat kerugian. Namun jika penjualan yang diperoleh cukup baik, maka kondisi minus tidak akan terjadi. Sekarang ini yang sedang menjadi problem utama distributor setelah kondisi ekonomi melemah, banyak yang mulai ancang-ancang tutup karena tidak kuat memikul beban biaya yang tinggi sementara penjualan tidak meningkat. Nah, bagaimana caranya agar semua itu bisa diatasi?
Bangunlah management distributor dengan baik. Mulai merapikan manajemen distributor dengan baik. Mulailah dengan menganalisa jumlah pekerja yang ada, setelah itu agar pekerja yang ada bekerja secara maksimal, berilah panduan job des dengan baik sehingga tidak ada kelebihan orang yang mengobrol yang tidak perlu. Jumlah karyawan yang terlalu banyak mengakibatkan biaya cukup besar. Setelah itu jumlah armada kirim kita berapa jumlahnya, apabila kekurangan maka ditambah, tetapi tentu saja harus seimbang dengan order yang didapat salesman. Karena yang bagian mengantar barang, sebaiknya hitung dengan cermat kebutuhannya.
Umumnya principal menginginkan salesman secara exclusive, tetapi hal ini perlu ditinjau ulang sebab jika memang demikian apakah margin produk cukup baik, serta omzet secara historinya juga cukup baik. Kalau memang cukup baik, maka tidak apa-apa pakai salesman exclusive dengan cost rasio yang cukup, maksimal 1% saja. Apabila dibawah ini sebaiknya salesmannya yang mix saja, yang bisa menawarkan aneka produk. Jangan paksakan menambah banyak salesman supaya terdapat keseimbangan antara penjual dan barang yang ditawarkan. Kalau sudah dihitung demikian, mulailah melihat juga barang-barang return yang dipersyaratkan oleh pabrik. Jangan mendistribusikan barang yang dari pabrik tidak diganti jika dalam kondisi expired atau rusak. Misalnya, kalau ada return dengan nilai 1 juta, hanya diganti 50%-nya, maka hindari memegang produk seperti ini. Upayakan mendapatkan produk yang bisa ditukar dengan yang baru jika ada kerusakan. Penyebab kerugian di sinilah yang sering tidak diindentifikasi.
Kerugian lain yang sering pula tidak bisa diindentifkasi adalah kerugian akibat pengelolaan AR (piutang penjualan) ke Customer yang tidak terkendali. Umumnya piutang penjualan tidak dibayar oleh customer, atau dicurangi oleh salesman distributor itu sendiri. Kalau tidak mengelola bagian ini, distributor bisa jebol.
Management distributor anda akan semakin baik jika terdapat penyelarasan antara penjualan dan biaya yang dikeluarkan, tanpa memperhatikan hal itu, tentu saja pasti akan menuai kerugian. Jadi jangan biarkan distributor anda carut marut dengan manajemen yang tidak terkontrol. Semoga artikel ini menjadi manfaat. Apabila membutuhkan informasi lanjutan mengenai manajemen distributor yang baik, dan bimbingan dalam merapikan manajemen distributor silahkan hubungi groedu@gmail.com atau hubungi 0818521172, (Frans M. Royan, SE,MM)