Dalam operasional sehari-hari sebuah kantor cabang, pembagian tugas yang jelas menjadi salah satu faktor penting dalam menjaga kelancaran dan efektivitas kerja tim. Job description atau uraian pekerjaan bukan hanya sekadar dokumen administratif, tetapi menjadi panduan kerja yang memastikan setiap posisi memiliki tanggung jawab yang terdefinisi dengan baik, sesuai kebutuhan organisasi.
Mengapa Job Description Penting dalam Struktur Organisasi
Struktur organisasi kantor cabang terdiri dari berbagai level jabatan, mulai dari kepala cabang, supervisor, hingga staf operasional seperti tenaga administrasi dan sales force. Masing-masing posisi memiliki tanggung jawab yang berbeda dan saling melengkapi. Oleh karena itu, job description yang disusun harus mampu merefleksikan beban kerja dan peran spesifik dari tiap jabatan.
Sebagai contoh, seorang kepala cabang tidak hanya bertanggung jawab atas pencapaian penjualan, tetapi juga mengoordinasikan berbagai bagian seperti keuangan, gudang, dan tim lapangan. Dalam konteks ini, kepala cabang tidak bisa bekerja sendiri. Ia membutuhkan dukungan dari anak buah yang menjalankan bagian-bagian teknis dari pekerjaannya.
Meskipun kepala cabang juga memiliki tugas menjual, fokusnya lebih pada pelanggan-pelanggan kunci yang membutuhkan pendekatan khusus, bukan menangani semua transaksi seperti yang dilakukan oleh sales force atau sales supervisor.
- Dapatkan video books Kunci sukses membangun Tim penjualan yang handal dengan klik DI SINI atau DI SNI (SHOPEE)
Fleksibilitas Job Description Sesuai Kebutuhan
Salah satu prinsip utama dalam menyusun job description adalah fleksibilitas. Dalam praktiknya, beban kerja di kantor cabang dapat berubah sesuai kondisi lapangan. Misalnya, seorang staf administrasi penjualan awalnya hanya bertugas mencatat transaksi penjualan. Namun dalam kondisi tertentu, ia juga dituntut untuk mengelola piutang penjualan (account receivable) serta mendukung proses penagihan oleh salesman.
Ketika beban kerja terkait piutang cukup besar dan membutuhkan perhatian khusus, perusahaan biasanya akan menetapkan peran khusus seperti AR keeper untuk fokus mengelola piutang. Hal ini sangat umum terjadi terutama di kantor cabang yang menangani produk FMCG dengan sistem penjualan kredit atau konsinyasi.
Namun di kantor cabang dengan jumlah tenaga kerja terbatas, pekerjaan AR keeper bisa dirangkap oleh staf administrasi penjualan. Inilah yang membuat job description harus bersifat adaptif, disesuaikan dengan realita dan kebutuhan operasional.
Tugas Tambahan dalam Job Description
Dalam kondisi tertentu, seorang sales force tidak hanya menjual produk, tetapi juga menjalankan tugas tambahan seperti:
- Menagih pembayaran dari pelanggan
- Memasang materi promosi seperti stiker, hanger, wobbler, selftalker, hingga flagchain di toko-toko mitra
Tugas-tugas ini bisa saja masuk ke dalam job description jika dilakukan secara rutin. Namun jika bersifat musiman atau hanya muncul dalam situasi tertentu, maka bisa dibuat dalam bentuk instruksi kerja terpisah.
Prinsip yang harus dipegang adalah: job description harus fokus pada pekerjaanutama. Tugas tambahan hanya dicantumkan jika bersifat permanen dan signifikan dalam proses kerja harian.
- Dapatkan video books Distributorship management dengan Klik DI SINI atau DI SINI (SHOPEE)
Kesimpulan
Job description bukan hanya dokumen formalitas, tetapi menjadi fondasi penting dalam membangun organisasi kantor cabang yang produktif dan efisien. Dengan membagi peran secara proporsional, mempertimbangkan fleksibilitas, dan selalu menyesuaikan dengan kebutuhan operasional, perusahaan dapat meningkatkan kinerja tim dan mencapai target yang ditetapkan.
Jika perusahaan Anda membutuhkan pendampingan dalam menyusun struktur organisasi atau membuat job description yang efektif dan relevan, kami siap membantu. Hubungi kami melalui WhatsApp di 0818521172 untuk mendapatkan konsultasi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.