Banyak sekali manfaat yang akan didapatkan oleh perusahaan dari penggunaan software akuntansi untuk operasional bisnis. Salah satunya adalah untuk menghitung efisiensi dan membuat laporan keuangan perusahaan dengan lebih cepat dan mudah. Seperti halnya yang kita ketahui bersama, bahwa aktifitas keuangan yang harus dilakukan oleh seorang akuntan di perusahaan sangat banyak sekali, diantaranya adalah harus membuat laporan keuangan setiap periode akhir bulan maupun tahunan, belum lagi jika harus membuat laporan neraca, buku besar, jurnal yang semuanya juga membutuhkan waktu yang tidak sebentar karena jika terjadi satu kesalahan saja, maka laporan-laporan yang lainnya juga akan ikut menjadi salah dan tentunya sangat menguras energy serta pikiran dari seorang akuntan.
Karena kemunculan dari software akuntansi inilah satu-satunya yang mampu meringankan beratnya beban pekerjaan dari seorang akuntan dalam membuat laporan keuangan bisnis, dan pastinya yang nantinya akan menjadikan proses bisnis menjadi lebih mudah lancar. Semuanya adalah berkat bantuan dari penggunaan perangkat yang namanya software akuntansi ini.
Untuk saat ini terdapat tiga macam jenis software akuntansi yang banyak digunakan oleh berbagai bidang usaha yaitu:
1. Software Akuntansi Offline (Dekstop).
2. Software Akuntansi Online/Cloud (Web Based).
3. Software Akuntansi Custom (Customize).
Meskipun diantara ketiganya memang memiliki fungsi yang sama, yaitu digunakan sebagai alat untuk pembukuan dan perhitungan operasional keuangan perusahaan. Namun diantara ketiga software tersebut memiliki beberepa perbedaan yang cukup signifikan. Perbedaan-perbedaan seperti inilah yang sering menyebabkan berbagai pertanyaan diantara para pebisnis dan akuntan, karena merekalah yang menjadi sasaran utama dari penggunaan ketiga software tersebut.
Yang seringkali menjadikan perdebatan diantara sesama pengguna software akuntansi adalah: Software akuntansi jenis apa yang dari sisi penggunaannya lebih efektif dan efisien untuk bisnis mereka? Apakah yang Offline, Online atau Custom?
Penjelasan keefektifan dari masing-masing ketiga software akuntansi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Software Akuntansi Offline (Dekstop).
Software akuntansi offline merupakan software akuntansi yang harus terpasang pada computer melalui proses instalasi terlebih dahulu. Kelebihan utama dari software jenis ini adalah memiliki performa yang lebih baik apabila berjalan dengan beberapa spesifikasi/speck hardware dari komputer yang akan dipasang. Kelebihan lainnya dari software jenis ini adalah tidak membutuhkan adanya koneksi internet sehingga masih dapat dibuka dari luar jaringan yang ada, masih tetap dapat input data meskipun tidak koneksi internet, karena data berada dalam internal drive hardisk.
Sedangkan kelemahannya adalah, software jenis ini tidak dapat diakses dari jarak yang jauh, meskipun bisa sebelumnya harus melalui beberapa prosedur proses pensettingan perangkat dengan koneksi internet yang begitu rumit dan itu masih belum jaminan bahwa proses mengakses dari jarak yang jauh tidak mengalami kendala dan problem transfer data, apabila ada keperluan untuk pengawasan atau pengambilan database laporan keuangan dari program juga masih harus melalui proses pengiriman via email atau dengan copy paste melalui drive flashdisk.
Kemudian, software jenis ini juga tidak dapat disebarkan karena biasanya dari pihak vendor sendiri sudah melakukan lock (penguncian) melalui nomor seri yang berbeda-beda antara satu program dengan program lainnya untuk setiap komputer yang berbeda-beda. Meskipun demikian, software jenis ini juga sangat efektif untuk keperlan pebisnis maupun akuntan yang jarang sekali untuk melakukan perjalanan dinas keluar kantor (stanby dikantor). Dengan berbagai spesifikasi komputer yang sesuai, software jenis ini juga akan dapat berjalan dengan baik tanpa adanya kendala yang berarti.
2. Software Akuntansi Online/Cloud (Web Based).
Software akuntansi jenis online (web based) merupakan software akuntansi jenis terbaru yang banyak berkembang saat ini. Kelebihan dari software jenis online ini adalah dapat dengan mudah diakses dari mana saja dan kapan saja dengan hanya mengandalkan browser tanpa harus instalasi software pada komputer atau gadget yang sedang digunakan. Kemudian, software jenis ini juga dapat di akses dengan sangat ringan dan tidak membutuhkan adanya spesifikasi hardware minimal pada komputer atau gadget yang digunakan.
Namun software jenis ini sangat bergantung kepada kestabilan dari koneksi internet. Jika tidak, maka software ini sama sekali tidak dapat diakses. Software akuntansi online sangat cocok untuk digunakan oleh para pebisnis dan akuntan yang dinamis dan seringkali berpergian.
3. Software Akuntansi Custom (Customize).
Software akuntansi jenis custom (customize) adalah sejenis software akuntansi yang pembuatannya hanya berdasarkan pesanan (customize) keinginan dari perusahaan yang ingin menerapkan teknologi pada proses bisnisnya kepada vendor IT melalui beberapa prosedur dan perjanjian tertentu antara si perusahaan dengan vendor IT tersebut, software jenis ini kebanyakan adalah masih berbasis desktop, namun tidak menutup kemungkinan juga bisa berupa online (web based) jika memang pihak vendor sudah menyediakan web server secara khusus bagi perusahaan tersebut (bukan terhadap banyak perusahaan).
Kelebihan dari software jenis ini adalah dapat disesuaikan dengan system operasional dan proses bisnis dari perusahaan yang ingin mengaplikasikan software tersebut, tidak semua perusahaan bisa mendapatkan software seperti ini karena kebanyakan peminatnya adalah hanya dari kalangan perusahaan-perusahaan besar dengan proses bisnis yang terbilang sangat rumit serta dengan anggaran/budged yang begitu besar. Kelebihan lain dari software jenis ini adalah alur dan system operasinya bisa sama persis dengan apa yang diharapkan oleh perusahaan pemesan.
Sedangkan untuk kekurangan dari software jenis custom ini adalah biasanya tidak memiliki layanan purna jual seperti kebanyakan software-software akuntansi yang berbasis dekstop maupun akuntansi online lainnya, karena kebanyakan dari vendor IT yang menyediakan layanan software akuntansi secara custom hanya menerima DP (uang muka) awal sebagai tanda jadi untuk pembuatan program custom, selanjutnya setelah program jadi baru terdapat pelunasan dari pihak perusahaan kepada pihak vendor untuk pembuat program custom. Sangat jarang sekali program seperti ini memiliki layanan purna jual secara gratis dari pihak vendor, kecuali memang sebelum pembuatan program seperti ini sudah terdapat perjanjian terlebih dahulu antara perusahaan dengan pihak vendor penyedia program custom untuk layanan purna jualnya.
Selain itu kelemahan lainnya adalah dalam hal proses pembuatan software akuntansi jenis custom seperti ini juga adalah membutuhkan waktu yang sangat lama, bisa sampai berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunggu kesiapan dari pembuatan software jenis custom ini. Bisa Anda bayangkan sendiri kira-kira waktu selama itu bagaimana terbengkalainya dan sekian lama terabaikannya proses operasional bisnis hanya untuk menunggu selesainya software akuntansi custom tersebut dan sudah siap untuk digunakan pada proses bisnis.
Kesimpulan:
Dari beberapa penjelasan di atas tentang keunggulan dan kelemahan dari setiap masing-masing jenis software, kita tidak dapat mengukur secara pasti software akuntansi jenis manakah yang lebih efektif untuk digunakan. Semuanya tergantung pada kebutuhan masing-masing pebisnis dan akuntannya. Namun satu hal yang pasti, pilihlah software akuntansi yang sesuai dengan kebutuhkan dari bisnis Anda bukan hanya sekedar karena ingin mengikuti tren yang sedang berkembang saat ini.
Apabila pembaca membutuhkan software accounting dan pendampingan implementasi, silahkan kontak groedu@gmail.com, atau telphon ke 0818521172 atau 081-252-982900. Kami siap membantu. (Frans M. Royan)