Software accounting pada saat ini jumlahnya cukup banyak. Seringkali kita tidak sesuai ketika mempraktekannya setelah memilihnya. Ketidaksesuaian itu bisa ditinjau dari anggaran, kebutuhan, pengguna software dan kompleksitas dari proses bisnis perusahaan. Sehingga pada akhirnya menimbulkan kegagalan dalam penggunaan software di perusahaan anda. Mari kita mulai dahulu dari sisi anggaran untuk ulasan pada artikel pendek ini.
Anggaran sangat penting ditetapkan terlebih dahulu atau disediakan terlebih dahulu. Software accounting di pasar harganya sangat beragam, dari jutaan sampai puluhan. Jadi bijaksanalah dalam memilih software. Apabila anggaran cukup besar maka software accounting dengan data base yang berlisensi bisa menjadi pilihan. Umumnya software accounting yang berharga mahal memiliki data base yang lisensinya berbayar. Namun ada pula software yang murah meriah dengan data base yang gratis. Sehingga jangan terkejut jika harga software accounting yang berbasis data base berbayar harganya pasti mahal. Selain itu harga juga tergantung dengan fitur-fitur yang ada di software. Ada software yang harganya cukup mahal tetapi memiliki fitur standard akutansi sesuai di Indonesia. Memiliki output laporan-laporan yang cukup banyak. User friendly dan bisa on line bahkan akurasi perhitungan akuntingnya bisa dipertanggung jawabkan selama inputer data melakukan dengan benar. Bagaimana dengan yang murah? Fitur yang tersedia mungkin tidak lengkap, hanya sebagian saja misalnya hanya untuk penjualan saja. Sementara yang lain-lain seperti pembelian, inventory, kas dan bank begitu juga dengan General ledger dan laporan keuangannya tidak ada. Jadi sebaiknya tanyakan hal ini. Sebab software yang murah biasanya keterbatasannya dibagian ini. Seringkali tidak lengkap di sisi fitur.
Kebutuhan, jika dilihat sejauh mana kebutuhan perusahaan akan software. Apakah membutuhkan fitur-fitur yang lengkap sesuai dengan proses bisnis yang ada di perusahaan atau hanya sebagian saja yang dipakai. Misalnya ada perusahaan yang membutuhkan paking list ketika akan mengirimkan barang. Fungsi paking list adalah untuk memfokuskan permintaan pelanggan, setelah seluruh permintaan pelanggan itu digabungnya. Misalnya item A yang diminta berbagai pelanggan akan terhitung secara otomatis, sehingga berapa total item A itu yang akan dikirimkan ke pelanggan bisa diambilkan di rak gudang sesuai tempatnya sehingga memudahkan proses pengambilan barang oleh helper gudang sekaligus. Apa kebutuhan lainnya yang dibutuhkan oleh perusahaan? tentunya dibutuhkan analisa mengenai proses bisnis di perusahaan. Jadi jangan heran apabila anda meminta harga software seringkali ditolak, bahkan diminta bertemu terlebih dahulu. Atau dipresentasikan dahulu fitur softwarenya disesuaikan dengan kebutuhan anda. Harga software mahal tidaknya tergantung kebutuhan di perusahaan. Jadi jangan tersinggung jika seringkali permintaan harga anda kadang tidak dijawab. Sebab apabila dijawab anda pasti akan keliru apabila membandingkan dengan harga software lainnya yang tentunya sama-sama tidak anda ketahui : Bisa menjawab kebutuhan di perusahaan anda tidak?
Pengguna software juga perlu dicek. Pengguna software yang SDM-nya rendah. Misalnya yang bertugas mengoperasikan software secara accounting tetapi tidak mengerti accounting, maka percuma saja membeli software mahal, sebab software tidak akan berguna dan menghasilkan output sampah. Banyak kendala yang terjadi jika pengguna software tidak memenuhi kwalifikasi, misalnya mengenai HPP yang rusak sehingga hasil laporan keuangan juga tidak terbaca dengan benar. Hati-hati dengan software accounting yang anda beli. Jadi cek terlebih dahulu pengguna dan kinerja software apakah sudah bisa memberikan akurasi data mengenai laporan keuangannya. Apabila anda ingin terbantu maka carilah konsultan bidang accounting yang akan membantu pada tahap implementasi software. Di sini klien akan dibantu di sisi hak akses, sehingga para penguna software tidak bisa sembarangan dalam menggunakan softwarenya.
Kompleksitas suatu bisnis juga perlu diperhatikan. Setiap bisnis akan berbeda dengan bisnis lainnya, sehingga tidak bisa disamakan antara bisnis satu dengan yang lainnya. Pembedanya adalah setiap proses bisnis di masing-masing perusahaan sangat berbeda. Misalnya di sebuah toko ritel, software accounting bisa bekerja tanpa harus menggunakan software POS. Hal ini disebabkan toko bisa melakukan layanan dengan multi gudang. Misalnya apabila barang di toko tidak ada, maka bisa diambilkan di gudang toko lainnya. Sementara software POS hanya bisa bekerja hanya untuk 1 gudang. Jadi hanya untuk penjualan tunai saja. Apabila di toko ritel bisa melakukan layanan antar dengan mengambil barang di gudang lain, maka penggunaan POS tidak tepat. Cukup software accounting saja. Oleh sebab itu jangan sampai keliru dalam memilih software accounting untuk perusahaan anda.
Semoga artikel ini bermanfaat dan bisa menjadi wawasan atau inspirasi. Apabila anda sedang membutuhkan konsultasi, atau pendampingan dalam mendapatkan software accounting. Atau melakukan perbaikan di bidang menajemen di perusahaan dengan membutuhkan software accounting. Silahkan hubungi groedu@gmail.com atau telphon ke 0818521172 atau ke 081252982900. Kami siap membantu! ( Frans M. Royan)