Seringkali kesalahan penerimaan di gudang sering terjadi tanpa disadari. Suatu waktu distributor klien kebobolan barang yang jumlahnya satu truk, dan stok di gudang minus, padahal ia harus bayar ke suppliernya. Modus operandi yang terjadi adalah pengirim barang hanya menurunkan sebagian barang di gudang, sementara itu yang lainnya dibawah pergi. Alhasil perusahaan dirugikan sejumlah uang karena barang yang diterima tidak genap. Untuk menghindari hal ini, tentunya perusahaan harus memiliki sistem pembelian yang akurat sehingga terbebas dari kesalahan pencatatan penerimaan digudang. Apabila ingin sistem pembelian berjalan dengan baik sebaiknya menggunakan software accounting yang sangat baik, yaitu ketika barang tidak diterima maka admin pembelian/accounting tidak dapat menerbitkan invoice pembelian.
Prosedur yang aman yang terdapat dalam software sebagai berikut. Ketika bagian pembelian melakukan pemesanan barang ke supplier/pabrik, maka ia melakukan langkah-langkah sebagi berikut :
- Membuat PO dan mengirimkan ke Supplier. Untuk memastikan PO itu benar, pihak supplier akan mengirimkan surat konfirmasi jumlah pesanan yang benar.
- Pada saat supplier mengirim barang, dipastikan pihak gudang menerima barang sesuai dengan jumlah yang diturunkan oleh pihak pengirim/expidisi bukan berdasarkan surat jalan saja. Tetapi berdasarkan PO dan surat jalan.
- Bagian gudang melakukan penerimaan di sistem sebagai bukti bila barang diterima oleh gudang. Bagian gudang akan melakukan print penerimaan sebagai bukti barang sudah diterima dan diteruskan ke Purchasing, dengan otormatis bagian purchasing akan mencetak invoice berdasarkan barang yang sudah diterima oleh bagian gudang. Secara sistem software akan menambah stok di gudang dan memunculkan hutang dagang. Maka perusahaan telah resmi memiliki hutang dagang yang kelak ketika jatuh tempo harus dibayar.
- Nah, urutan diatas adalah langkah-langkah yang aman dan mengikuti prosedur sistem software yang teraplikasi dengan baik. Lalu pada saat melakukan pembayaran, tidak cukup hanya invoice dari supplier saja sebagai patokan membayar hutang dagang tetapi dokumennya meliputi : PO, Print out Good receive, Surat jalan, Invoice dari supplier, return beli, faktur pajak dan dokumen pendukung lainnya. Setelah lengkap finance sudah bisa membayar hutang dagang ini.
Langkah-langkah diatas sangat sistematis dan bisa dijadikan sebagai dasar pembangunan manajemen autopilot, dimana pihak pemilik usaha tidak tergantung dengan jadwal menagih collector supplier yang rumit, tetapi pihak internal dapat melakukan penjadwalan sendiri dan pembayaran ke supplier bisa dilakukan dengan aman, selain menghindari kesalahan pencatatan di gudang.
Semoga artikel diatas dapat menjadi informasi yang baik dan apabila membutuhkan informasi lebih detail serta bimbingan dalam menset up sistem manajemen yang autopilot, sebaiknya hubungi 0818521172 atau hubungi groedu@gmail.com.