Mei 14

MANFAAT DAN FUNGSI DARI PENERAPAN SOP (STANDARD OPERATING PROCEDURES)

SOP atau yang lebih sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) merupakan sebuah penetapan yang tertulis tentang apa saja yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa saja serta dibuat untuk menghindari terjadinya berbagai tugas ganda atau variasi tugas dalam proses pelaksanaan kegiatan operasional bisnis oleh para pegawai yang pada akhrinya nanti akan menyebabkan semakin terganggunya kinerja organisasi dan terjadi ketidakjelasan antara tugas dan tanggungjawab dari masing-masing jabatan dari (instansi internal organisasi swasta/pemerintah) secara keseluruhan.

Dalam hal pembenahan struktur organisasi SOP memiliki beberapa manfaat penting bagi internal organisasi, dan manfaat tersebut diantaranya adalah (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

1. Sebagai standarisasi cara yang harus dilakukan oleh seorang pegawai dalam hal menyelesaikan pekerjaannya secara lebih terspesifikasi, agar dapat menekan bahkan untuk mengurangi terjadinya kesalahan dan kelalaian dalam hal pengerjaan tugas seorang karyawan.
2. Penetapan SOP akan sangat membantu para staff untuk menjadi lebih mandiri dan untuk mengurangi tingkat ketergantungan kepada intervensi dari pihak manajemen, sehingga akan semakin mengurangi tingkat keterlibatan dari pihak pimpinan dalam pelaksanaan berbagai proses operasional tugas dan tanggungjawab sehari-harinya.
3. Lebih meningkatkan tingkat akuntabilitas dan transparansi bisnis dengan cara mendokumentasikan berbagai pemilahan tugas dan tanggungjawab secara lebih khusus dalam melaksanakan tugas-tugasnya masing-masing.
4. Menciptakan ukuran standar dari kinerja yang nanti akan memberikan para karyawan sebuah cara yang lebih konkret untuk memperbaiki kinerja serta akan dapat membantu dalam mengevaluasi berbagai usaha yang telah dilakukan.
5. Menciptakan bahan-bahan training yang pada akhirnya akan dapat semakin membantu para karyawan baru untuk menjadi lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaannya sendiri dalam melaksanakan segala tugas-tugas dan tanggungjawabnya.
6. Menunjukkan adanya kinerja bahwa organisasi menjadi lebih efisien dan dapat dikelola dengan baik.
7. Menyediakan pedoman bagi setiap karyawan pada unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-harinya.
8. Menghindari terjadinya tumpang tindih terhadap pelaksanaan tugas dan pemberian pelayanan.
9. Membantu penelusuran terhadap terjadinya kesalahan-kesalahan secara prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan dalam berbagai situasi yang terjadi.

Sedangkan fungsi utama dari SOP sendiri adalah sebagai berikut :

1. Dapat semakin memperlancar tugas dari para petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum apabila terjadi penyimpangan tugas dan wewenang atau tanggungjawab.
3. Mengetahui dengan lebih jelas tentang berbagai hambatan-hambatannya dan cukup mudah untuk dilacak.
4. Mengarahkan para petugas/pegawai/karyawan untuk sama-sama saling berdisiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman awal dalam melaksanakan pekerjaan rutin masing-masing jabatan.

Prinsip-prinsip dasar dalam penggunaan SOP

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 telah disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain adalah : kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dinamis, berorientasi kepada para pengguna, kepatuhan terhadap hukum, dan kepastian tentang hukum.

1. Konsistensi.

SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi seperti apapun juga oleh keseluruhan dari jajaran organisasi swasta maupun pemerintahan.
2. Komitmen.

Penerapan SOP harus dilaksanakan dengan komitmen secara penuh dari seluruh jajaran organisasi, mulai dari level yang paling rendah sampai kepada yang tertinggi.

3. Perbaikan secara berkelanjutan.

Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap berbagai penyempurnaan-penyempurnaan untuk dapat memperoleh prosedur yang benar-benar lebih efisien dan efektif.

4. Bersifat mengikat.

Penerapan SOP harus bersifat untuk mengikat para pelaksananya dalam melaksanakan berbagai tugas-tugasnya harus sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
5. Seluruh unsur-unsur memiliki peran penting.

Seluruh pegawai/karyawan memiliki peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang sebelumnya telah distandarkan. Apabila karyawan tertentu tidak bersedia atau tidak mampu dalam melaksanakan segala perannya dengan baik, maka akan sangat mengganggu dari keseluruhan proses, yang pada akhirnya juga akan semakin berdampak kepada proses penyelenggaraan operasional perusahaan.

6. Tetap terdokumentasi dengan baik.

Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus tetap didokumentasikan dengan baik, sehingga akan dapat selalu dijadikan sebagai referensi untuk setiap karyawan yang memerlukannya.

Semoga artikel diatas bermanfaat bagi pembaca. Apabila pembaca membutuhkan pendampingan dan bimbingan dalam pembuatan SOP untuk perusahaan bisnis yang mau didirikan maupun yang sudah berjalan, silahkan menghubungi groedu@gmail.com atau kontak ke 08185-21172 atau ke 081-252-982900. Kami siap membantu. (Frans M. Royan)

GD Star Rating
a WordPress rating system

Tinggalkan Balasan

Your email address will not be published.